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I wrote a VBA project that has been working fine for my users for several months now. They fire up the macro and use the userforms to add, modify, and delete XML structures embedded in the document.
 
Recently I had a user come to me with problems running the macro. I looked at the XML Structure task pane and sure enough the structure was corrupted.
 
When I looked at the document I saw the active part of the document had valid XML. However, what surprised me was that the deleted XML also was showing up in the XML structure in the Task Pane! What was different in this case was the user had turned on "Track Changes".
 
I allowed word to save the document as XML "even if not valid" so I could look at the raw wordml. This properly showed the XML data as deleted and inserted. What was interesting was when I looked at the "save data only", which eliminated anything my code was doing. The "save data only" data looked like the XML structure Task Pane, and like the data my macro was retrieving by walking the xml nodes - the deleted XML was sitting there!
 
Example of Good XML (deletes disappear):
<reqt>
<review_status>...</review_status>
</reqt>
 
Example of Bad XML (deletes hang around)
<reqt></reqt> [deleted]
<review_status>...</review_status> [deleted]
<reqt>
<review_status>...</review_status>
</reqt>
 [deleted]
 
Word is able to distinguish between the deletes and non-deletes, but XML is not.
Based on this behavior, I assume this is a bug in Word. Other than turning track changes off when the macro runs, I've not seen any easy way around this problem. Any ideas out there? Turning track changes off is not desirable because then of course the editing is not visible.
 
The only other reasonable suggestion I received was to programatically ensure all tracked changes are accepted for the interval my macro makes changes.
 
Thanks
 
reqt03.xsd:
<xsd:schema xmlns:xsd="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns="http://ww3.cb.acme.com/XML/reqt/reqt03.xsd" targetnamespace="http://ww3.cb.acme.com/XML/reqt/reqt03.xsd" elementformdefault="qualified" attributeformdefault="qualified" id="AnyRequirement">
  <xsd:element name="AnyReqt">
    <xsd:complextype mixed="true">
      <xsd:sequence>
        <xsd:element name="Global" type="GlobalType" minoccurs="0" />
        <xsd:element name="Reqt" type="ReqtType" minoccurs="0" maxoccurs="unbounded" />
      </xsd:sequence>
    </xsd:complextype>
  </xsd:element>
  <xsd:complextype name="GlobalType">
    <xsd:sequence minoccurs="0">
      <xsd:element name="Schema_Version" />
      <xsd:element name="COMPAS_ID" />
      <xsd:element name="Feature_Number" />
      <xsd:element name="Document_Type" />
      <xsd:element name="Document_Title" />
      <xsd:element name="VRADID" />
      <xsd:element name="Baseline_Name" />	
      <xsd:element name="Baseline_Date" />	  
    </xsd:sequence>
  </xsd:complextype>
  <xsd:complextype name="ReqtType" mixed="true">
    <xsd:sequence>
      <xsd:sequence>
        <xsd:element ref="Object_ID" />
        <xsd:element name="Abstract" />
        <xsd:element ref="Review_Status" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Object_Type" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Feature" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Product_Elements" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Introduction_Release" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Owner" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Notes" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Modification_Reason" />
        <xsd:sequence maxoccurs="unbounded">
          <xsd:element ref="Modification_Request" />
        </xsd:sequence>
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0" maxoccurs="unbounded">
        <xsd:element ref="Out_Link_Data" />
      </xsd:sequence>
      <xsd:sequence minoccurs="0">
        <xsd:element name="Hidden_Data" />
      </xsd:sequence>
    </xsd:sequence>
  </xsd:complextype>
  <xsd:element name="Object_ID">
    <xsd:simpletype>
      <xsd:restriction base="xsd:string">
        <xsd:pattern value="(SRD|FDD|FFRD|VRAD)-\d+-\d+" />
      </xsd:restriction>
    </xsd:simpletype>
  </xsd:element>
  <xsd:element name="Review_Status">
    <xsd:simpletype>
      <xsd:restriction base="xsd:string">
        <xsd:enumeration value="Draft" />
        <xsd:enumeration value="Ready for Review" />
        <xsd:enumeration value="Reviewed" />
        <xsd:enumeration value="Approved" />
        <xsd:enumeration value="Obsolete" />
      </xsd:restriction>
    </xsd:simpletype>
  </xsd:element>
  <xsd:element name="Out_Link_Data">
    <xsd:simpletype>
      <xsd:restriction base="xsd:string">
        <xsd:pattern value="(SRD|FDD|FFRD|VRAD)-\d+-\d+" />
      </xsd:restriction>
    </xsd:simpletype>
  </xsd:element>
  <xsd:element name="Modification_Request">
    <xsd:simpletype>
      <xsd:restriction base="xsd:string">
        <xsd:pattern value="COMPAS MR \d+" />
      </xsd:restriction>
    </xsd:simpletype>
  </xsd:element>
</xsd:schema>
 
A simple requirement after initial insertion of three instances (from XML Toolbox plugin "View XML -> Current Selection (Data Only)"
<anyreqt xmlns="http://ww3.cb.acme.com/XML/reqt/reqt03.xsd">
  <reqt>Object ID: <Object_ID>FFRD-54321-100</Object_ID>Abstract: <abstract>Test</abstract>Review Status: <review_status>Ready for Review</review_status>Owner: <owner>Charlie Delta</owner></reqt>
  <reqt>Object ID: <Object_ID>FFRD-54321-110</Object_ID>Abstract: <abstract>Test 2</abstract>Review Status: <review_status>Ready for Review</review_status>Owner: <owner>Charlie Delta</owner></reqt>
  <reqt>Object ID: <Object_ID>FFRD-54321-120</Object_ID>Abstract: <abstract>Test 3</abstract>Review Status: <review_status>Ready for Review</review_status>Owner: <owner>Charlie Delta</owner></reqt>
</anyreqt>
 
Now, Tools -> Track Changes and use the XML pane to select the middle <Reqt> and then delete it. The "Data Only" view does not change! Looking at the XML in WordML does show deletes, but the XML node navigation in VBA still sees the deleted data also. Below is the WordML for the document with the deleted text.
<?mso-application progid="Word.Document"??>
<w:worddocument xmlns:w="http://schemas.microsoft.com/office/word/2003/wordml" xmlns:v="urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:w10="urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:sl="http://schemas.microsoft.com/schemaLibrary/2003/core" xmlns:aml="http://schemas.microsoft.com/aml/2001/core" xmlns:wx="http://schemas.microsoft.com/office/word/2003/auxHint" xmlns:o="urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:dt="uuid:C2F41010-65B3-11d1-A29F-00AA00C14882" xmlns:wsp="http://schemas.microsoft.com/office/word/2003/wordml/sp2" xmlns:ns0="http://ww3.cb.acme.com/XML/reqt/reqt03.xsd" w:macrospresent="no" w:embeddedobjpresent="no" w:ocxpresent="no" xml:space="preserve">
  <w:ignoreelements w:val="http://schemas.microsoft.com/office/word/2003/wordml/sp2" />
  <o:documentproperties>
    <o:version>11.0000</o:version>
  </o:documentproperties>
  <w:fonts>
    <w:defaultfonts w:ascii="Times New Roman" w:fareast="SimSun" w:h-ansi="Times New Roman" w:cs="Times New Roman" />
    <w:font w:name="SimSun">
      <w:altname w:val="??" />
      <w:panose-1 w:val="02010600030101010101" />
      <w:charset w:val="86" />
      <w:family w:val="Auto" />
      <w:pitch w:val="variable" />
      <w:sig w:usb-0="00000003" w:usb-1="080E0000" w:usb-2="00000010" w:usb-3="00000000" w:csb-0="00040001" w:csb-1="00000000" />
    </w:font>
    <w:font w:name="Tahoma">
      <w:panose-1 w:val="020B0604030504040204" />
      <w:charset w:val="00" />
      <w:family w:val="Swiss" />
      <w:pitch w:val="variable" />
      <w:sig w:usb-0="61007A87" w:usb-1="80000000" w:usb-2="00000008" w:usb-3="00000000" w:csb-0="000101FF" w:csb-1="00000000" />
    </w:font>
    <w:font w:name="@SimSun">
      <w:panose-1 w:val="02010600030101010101" />
      <w:charset w:val="86" />
      <w:family w:val="Auto" />
      <w:pitch w:val="variable" />
      <w:sig w:usb-0="00000003" w:usb-1="080E0000" w:usb-2="00000010" w:usb-3="00000000" w:csb-0="00040001" w:csb-1="00000000" />
    </w:font>
  </w:fonts>
  <w:lists>
    <w:listdef w:listdefid="0">
      <w:lsid w:val="01A84AD3" />
      <w:plt w:val="Multilevel" />
      <w:tmpl w:val="B4BE6B88" />
      <w:liststylelink w:val="111111" />
    </w:listdef>
    <w:listdef w:listdefid="1">
      <w:lsid w:val="06CB4B5D" />
      <w:plt w:val="Multilevel" />
      <w:tmpl w:val="B4BE6B88" />
      <w:stylelink w:val="111111" />
      <w:lvl w:ilvl="0">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="720" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="360" w:hanging="360" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="1">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="1800" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="792" w:hanging="432" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="2">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="2520" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="1224" w:hanging="504" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="3">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="3600" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="1728" w:hanging="648" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="4">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="4320" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="2232" w:hanging="792" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="5">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5.%6." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="5400" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="2736" w:hanging="936" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="6">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5.%6.%7." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="6480" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="3240" w:hanging="1080" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="7">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5.%6.%7.%8." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="7200" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="3744" w:hanging="1224" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="8">
        <w:start w:val="1" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5.%6.%7.%8.%9." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="8280" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="4320" w:hanging="1440" />
        </w:ppr>
      </w:lvl>
    </w:listdef>
    <w:listdef w:listdefid="2">
      <w:lsid w:val="16C12ACC" />
      <w:plt w:val="Multilevel" />
      <w:tmpl w:val="B4BE6B88" />
      <w:liststylelink w:val="111111" />
    </w:listdef>
    <w:listdef w:listdefid="3">
      <w:lsid w:val="75435B1B" />
      <w:plt w:val="Multilevel" />
      <w:tmpl w:val="8794AC08" />
      <w:name w:val="ALU" />
      <w:lvl w:ilvl="0">
        <w:start w:val="1" />
        <w:pstyle w:val="Heading1" />
        <w:lvltext w:val="%1." />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="432" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="432" w:hanging="432" />
        </w:ppr>
        <w:rpr>
          <w:rfonts w:ascii="Arial" w:h-ansi="Arial" w:hint="default" />
          <w:b />
          <w:i w:val="off" />
          <w:sz w:val="32" />
        </w:rpr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="1">
        <w:start w:val="1" />
        <w:pstyle w:val="Heading2" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2" />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="576" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="576" w:hanging="576" />
        </w:ppr>
        <w:rpr>
          <w:rfonts w:hint="default" />
        </w:rpr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="2">
        <w:start w:val="1" />
        <w:pstyle w:val="Heading3" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3" />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="720" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="720" w:hanging="720" />
        </w:ppr>
        <w:rpr>
          <w:rfonts w:hint="default" />
        </w:rpr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="3">
        <w:start w:val="1" />
        <w:pstyle w:val="Heading4" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4" />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="864" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="864" w:hanging="864" />
        </w:ppr>
        <w:rpr>
          <w:rfonts w:hint="default" />
        </w:rpr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="4">
        <w:start w:val="1" />
        <w:pstyle w:val="Heading5" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5" />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="1008" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="1008" w:hanging="1008" />
        </w:ppr>
        <w:rpr>
          <w:rfonts w:hint="default" />
        </w:rpr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="5">
        <w:start w:val="1" />
        <w:pstyle w:val="Heading6" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5.%6" />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="1152" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="1152" w:hanging="1152" />
        </w:ppr>
        <w:rpr>
          <w:rfonts w:hint="default" />
        </w:rpr>
      </w:lvl>
      <w:lvl w:ilvl="6">
        <w:start w:val="1" />
        <w:pstyle w:val="Heading7" />
        <w:lvltext w:val="%1.%2.%3.%4.%5.%6.%7" />
        <w:lvljc w:val="left" />
        <w:ppr>
          <w:tabs>
            <w:tab w:val="list" w:pos="1296" />
          </w:tabs>
          <w:ind w:left="1296" w:hanging="1296" />
        </w:ppr>
        <w:rpr>
          <w:rfonts w:hint="default" />
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Posted 16-Aug-11 8:04am
Edited 23-Aug-11 6:40am
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Comments
losmac at 16-Aug-11 15:11pm
   
Did user must see changes in progress of working? How you save xml file, using MS Word?
WildBlueYonder at 16-Aug-11 15:34pm
   
User does not need to see the changes in progress. All input goes into a userform, the screen display is turned off, and all edits made before turning display back on. Files are saved as .doc.
 
Note corruption occurs in real time. I can corrupt the XML manually also:
1) Turn on XML Structure pane
2) Turn on Track Changes
3) Delete an element within an XML structure
4) Use XML Structure pane to insert exact same element
XSD requires only one of each element type but track changes now has allowed two of the same element within the structure
losmac at 16-Aug-11 17:45pm
   
It's very interesting. Can you paste the contents of xml and xsd files (for example)? - use "Improve question".
WildBlueYonder at 23-Aug-11 13:05pm
   
I added the detail you requested
losmac at 13-Sep-11 14:03pm
   
I was on the vacations... Now i can try to help you.

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